PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 1999

TUJUAN

1. Tujuan Pekeliling ini ialah untuk memaklumkan kepada Ketua-ketua Setiausaha/Ketua-ketua Jabatan/Ketua-ketua Badan Berkanun mengenai langkah-langkah yang perlu diambil bagi memastikan kawalan perbelanjaan awam dapat dibuat dengan lebih cermat dan berhemat.

LATAR BELAKANG

2. Perbendaharaan telah mengeluarkan dua Pekeliling mengenai langkah-langkah untuk mengurangkan perbelanjaan awam pada tahun 1997 iaitu Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 dan Bil. 6 Tahun 1997. Pelaksanaan Pekeliling-pekeliling tersebut telah dapat meningkatkan pengurusan kewangan Kerajaan yang lebih berhemat. Namun demikian, beberapa langkah baru serta penyesuaian langkah-langkah yang sedia ada perlu dilaksanakan untuk memperkemas dan memperkukuhkan lagi perbelanjaan Kerajaan selaras dengan usaha untuk menjana pertumbuhan ekonomi negara.

LANGKAH-LANGKAH MENGAWAL PERBELANJAAN

3. Untuk mencapai tujuan tersebut, Perbendaharaan telah mengkaji semula arahan-arahan yang terdapat dalam kedua-dua Pekeliling Perbendaharaan berkenaan. Langkah-langkah yang ditetapkan adalah seperti berikut:

Perjawatan/Perkhidmatan

3.1. Pewujudan jawatan-jawatan baru akan terus dibekukan melainkan di dalam kes-kes yang berikut:

3.1.1  jawatan-jawatan tertentu dan kritikal yang tugasnya terlibat secara langsung di dalam bidang pendidikan, kesihatan dan penguatkuasaan;

3.1.2  jawatan-jawatan kritikal untuk memberikan perkhidmatan kepada orang ramai khususnya keperluan tenaga manusia bagi projek-projek baru seperti sekolah, hospital/klinik, balai polis dan sebagainya; dan

3.1.3  jawatan-jawatan yang secara langsung dapat menambahkan kutipan hasil negara.

3.2.1  jawatan-jawatan yang tugasnya terlibat secara langsung di dalam bidang pendidikan, kesihatan, kutipan hasil dan penguatkuasaan; dan

3.2.2 jawatan-jawatan yang menjadi kosong disebabkan oleh kenaikan pangkat, persaraan, pemberhentian/pembuangan kerja dan kematian.

3.3 Penyusunan semula organisasi Jabatan/Agensi tidak dibenarkan melainkan untuk tujuan memperkemaskan struktur organisasi tanpa melibatkan pewujudan jawatan baru atau dengan tujuan untuk mengurangkan bilangan tenaga kerja.

3.4 Pelaksanaan cadangan kemajuan pangkat berdasarkan kepada tempoh perkhidmatan (time promotion) dan secara Khas Untuk Penyandang boleh dipertimbangkan berasaskan kepada keperluan pengkhususan, kepentingan perkhidmatan serta mengekalkan pengalaman kerja yang tertentu bagi keperluan sesebuah Jabatan/Agensi.

3.5 Pengecualian-pengecualian yang diberikan di perenggan 3.1 dan 3.2 serta pelaksanaan tindakan seperti di perenggan 3.3 dan 3.4 di atas hanya boleh dilaksanakan setelah mendapat kelulusan Jabatan Perkhidmatan Awam dan Perbendaharaan.

Pengurangan Elaun

3.6 Bayaran untuk semua jenis elaun bagi anggota Perkhidmatan Awam bersabit dengan tuntutan perjalanan, elaun penginapan, elaun lebih masa dan sebagainya hendaklah mengikut kadar-kadar yang telah ditetapkan oleh peraturan semasa.

3.7 Walau bagaimanapun, pengurangan bayaran elaun keraian bagi Anggota Pentadbiran adalah dikekalkan mengikut arahan-arahan sedia ada yang terkandung di dalam surat berkaitan yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri.

3.8 Sebaliknya, bayaran imbuhan-imbuhan tetap bagi anggota Perkhidmatan Awam hendaklah mengikut arahan yang akan dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam.

Elaun Lebih Masa

3.9 Perbelanjaan bagi kerja-kerja lebih masa hendaklah terus dikawal. Ketua-ketua Jabatan/Agensi dan pegawai-pegawai yang meluluskan kerja-kerja lebih masa hendaklah berpuashati bahawa kerja-kerja lebih masa itu adalah benar-benar mustahak untuk menyiapkan atau melaksanakan tugas di dalam tempoh yang ditetapkan dan bagi mengelakkan pembaziran wang.

Perjalanan Dalam Negeri

3.10 Perbelanjaan perjalanan dalam negeri hendaklah terus dikawal dengan lebih baik lagi supaya perjalanan yang dibuat hanya melibatkan bilangan pegawai yang minimum bagi perjalanan yang benar-benar perlu sahaja dan Jabatan/Agensi mempunyai peruntukan yang mencukupi bagi membiayai tuntutan perjalanan tersebut. Walau bagaimanapun, langkah ini tidak seharusnya menjejaskan program lawatan yang perlu dibuat ke tapak-tapak projek pembangunan bagi tujuan pemantauan pelaksanaan projek. Ketua-ketua Jabatan/Agensi hendaklah mempunyai garis panduan bagi mengawal dan menentukan keperluan menjalankan tugas-tugas di luar stesyen.

Perjalanan Ke Luar Negara

3.11 Perjalanan ke luar negara kerana tugas-tugas rasmi untuk menghadiri persidangan dan mesyuarat di peringkat antarabangsa yang melibatkan penyertaan pegawai dalam badan-badan antarabangsa di mana Kerajaan menjadi ahli dan rundingan dua hala antara Kerajaan adalah dibenarkan sekiranya perjalanan tersebut termasuk dalam senarai perjalanan yang telah dilulus dan disediakan peruntukan oleh Perbendaharaan berasaskan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 1990 bertajuk Peraturan Mengenai Penyertaan Pegawai-pegawai Untuk Menjalankan Tugas Di Luar Negeri.

3.12 Bagi perjalanan ke luar negara untuk menghadiri kursus, seminar, simposium, bengkel dan seumpamanya, kawalan yang paling ketat perlu dikenakan oleh semua Pegawai Pengawal supaya kursus/seminar/simposium/bengkel itu terlebih dahulu dikenalpasti sebagai sangat penting dan tidak terdapat di dalam negara serta berkaitan dengan tugas-tugas pegawai. Cadangan perjalanan di bawah kategori ini hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan terlebih dahulu walaupun Jabatan/Agensi mempunyai peruntukan yang mencukupi. Senarai cadangan perjalanan sedemikian hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bagi setiap suku tahun untuk pertimbangan dan kelulusan.

3.13 Lawatan sambil belajar ke luar negara dan lawatan ke luar negara yang berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu kontrak atau projek sama ada dibiayai di bawah Perbelanjaan Mengurus mahupun Perbelanjaan Pembangunan tidak dibenarkan sama sekali kecuali dengan kelulusan Perbendaharaan.

3.14 Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah merancang dengan teliti semua perjalanan ke luar negara bagi sesuatu tahun supaya penyertaan pegawai dapat dihadkan kepada perjalanan yang benar-benar perlu sahaja dan saiz sesuatu rombongan serta tempoh lawatan adalah pada tahap minimum. Perjalanan dan lawatan yang dibuat secara ad hoc hendaklah dielakkan sama sekali walaupun Jabatan/Agensi mempunyai peruntukan.

3.15 Jabatan Akauntan Negara dan self-accounting departments adalah diingatkan supaya tidak meluluskan pembayaran bagi mana-mana perjalanan ke luar negara yang tidak mengikuti peraturan dan syarat-syarat dalam garis panduan ini atau peraturan yang sedia ada.

Kemudahan Perjalanan

3.16 Selain daripada Ketua Setiausaha Negara, semua pegawai kanan yang layak mendapat kemudahan penerbangan Kelas Pertama bagi perjalanan dalam dan luar negara atas urusan rasmi hendaklah menggunakan penerbangan Kelas Bisnes.

3.17 Peraturan lawatan ke luar negara atas Kemudahan Cuti Seberang Laut bagi Anggota Pentadbiran dan Kemudahan Tambang Percuma Ke Luar Negeri bagi anggota Perkhidmatan Awam yang berkelayakan hendaklah mengikut arahan yang akan dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri atau Jabatan Perkhidmatan Awam yang mana berkenaan.

3.18 Selaras dengan keputusan Kerajaan supaya langkah-langkah diambil bagi mengurangkan pengaliran keluar pertukaran asing, lawatan ke luar negara selain daripada lawatan ke negara-negara ASEAN atas urusan persendirian untuk cuti atau tujuan tertentu adalah tidak digalakkan. Pegawai-pegawai Pengawal adalah dikehendaki menggunakan budibicara masing-masing di dalam memberi kelulusan kepada pegawai dan anggota berkenaan bagi memastikan lawatan yang sangat penting sahaja dibenarkan dan lawatan selainnya hendaklah ditangguhkan. Peraturan ini berkuatkuasa mulai 23 Disember 1998.

3.19 Semua pegawai kanan Kerajaan yang layak menginap di junior suite hendaklah menginap di bilik jenis biasa.

3.20 Penentuan bilangan dan kemudahan tetamu negara yang dipohon oleh Jabatan/Agensi hendaklah berdasarkan kepada peraturan yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri.

Penganjuran Persidangan dan Seminar

3.21 Penggunaan kemudahan hotel bagi mesyuarat/persidangan/ seminar/bengkel yang melibatkan peserta dari luar jabatan, adalah dibenarkan dan ianya hendaklah dipertimbangkan sendiri oleh Pegawai-pegawai Pengawal dengan syarat Jabatan/Agensi berkenaan mempunyai peruntukan keseluruhan yang mencukupi sehingga berakhir tahun kewangan yang berkenaan. Peraturan ini berkuatkuasa mulai 4 November 1998.

Kursus/Latihan/Bengkel Dalaman Jabatan

3.22 Sekiranya kursus, program latihan dan bengkel dalaman Jabatan/Agensi atas sebab-sebab tertentu perlu diadakan di hotel, Pegawai Pengawal sendiri bolehlah menimbang keperluan tersebut dengan syarat Jabatan/Agensi berkaitan mempunyai peruntukan wang keseluruhan yang mencukupi sehingga berakhir tahun kewangan yang berkenaan. Peraturan ini berkuatkuasa mulai 4 November 1998.

Pertukaran Ke Luar Stesyen

3.23 Pertukaran pegawai ke luar stesyen adalah dibekukan kecuali di dalam keadaan tertentu yang penting dan mendesak untuk kepentingan perkhidmatan. Pegawai-pegawai Pengawal dan Ketua-ketua Jabatan/Agensi hendaklah menggunakan budibicara masing-masing dalam hal ini dan memastikan perbelanjaan terlibat adalah terkawal.

Sewaan Ruang Pejabat

3.24 Melainkan atas sebab-sebab keselamatan atau untuk menjimatkan kos dan tertakluk kepada kelulusan Perbendaharaan, semua cadangan untuk menyewa pejabat baru/tambahan, perpindahan pejabat ke bangunan yang lain atau membuat pengubahsuaian pejabat sedia ada adalah tidak dibenarkan.

Penggunaan Utiliti

3.25 Langkah-langkah menjimat penggunaan utiliti seperti air, elektrik dan telefon serta penggunaan bahan-bahan bakar secara optimum hendaklah terus dilaksanakan dan dipertingkatkan.

Pembelian Aset

3.26 Semua perbelanjaan bagi pembelian aset termasuk kenderaan, peralatan komputer, perabot dan lain-lain kelengkapan pejabat di bawah Perbelanjaan Mengurus adalah dibenarkan sekiranya telah diluluskan di dalam pemeriksaan anggaran belanjawan tahunan dan senarai kemaskini aset-aset telah dikemukakan oleh Jabatan/Agensi dan disahkan oleh Perbendaharaan.

Majlis/Upacara Keraian

3.27 Majlis dan upacara keraian seperti pembukaan pejabat/ persidangan/mesyuarat, penyampaian hadiah, perasmian bengkel hendaklah dihadkan kepada yang benar-benar perlu sahaja dan hendaklah dibuat secara sederhana tanpa melibatkan perbelanjaan yang besar dan membazir.

Pemberian Cenderahati

3.28 Amalan pemberian cenderahati kepada para tetamu dalam sesuatu upacara rasmi Kerajaan atau kepada penceramah dan peserta-peserta seminar, majlis menyambut ulang tahun penubuhan organisasi dan sebagainya hendaklah diadakan secara minimum dan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.

Bayaran Bil-bil

3.29 Pegawai-pegawai Pengawal dan Ketua-ketua Jabatan/Agensi hendaklah memastikan semua bil perbelanjaan yang dibuat dalam tahun semasa dibayar dalam tahun tersebut. Bagi tiket-tiket kapalterbang, dan bil-bil elektrik, air dan telefon, semua Jabatan/Agensi hendaklah mengambil tindakan segera untuk melaksanakan Sistem Bayaran Secara Pukal dengan sepenuhnya, sekiranya belum lagi dilaksanakan. Arahan Perbendaharaan 103, yang menghendaki supaya semua bil dijelaskan dalam tempoh satu bulan dari tarikh bil diterima hendaklah dipatuhi.

3.30 Langkah-langkah yang berkesan hendaklah diambil untuk mengelak daripada bil-bil tertunggak dan masalah bayaran yang terpaksa dijelaskan di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) dengan menggunakan peruntukan tahun berikutnya.

3.31 Jika didapati berlakunya kelewatan pembayaran yang tidak munasabah, perbelanjaan yang tidak diperuntukkan atau perbelanjaan yang melanggar peraturan perolehan/kewangan, bil-bil hendaklah segera dijelaskan di bawah Arahan Perbendaharaan 59.

Perolehan Alat Ganti dan Bekalan

3.32 Pegawai-pegawai Pengawal dan Ketua-ketua Jabatan/Agensi hendaklah menyenggara inventori dan mengambilkira baki stok sebelum membuat perolehan baru alat-alat ganti, bekalan ubat-ubatan dan sebagainya. Pendekatan ini akan mengurangkan masalah bekalan yang berlebihan yang boleh menyebabkan alat atau bekalan menjadi usang(obsolete), rosak atau tempoh penggunaannya(shelf-life) luput.

Barangan Import

3.33 Pembelian dan perolehan barangan dan bahan import tidak dibenarkan kecuali barangan atau bahan tersebut tidak terdapat dari sumber tempatan dan keperluan memperolehinya melalui import adalah benar-benar mendesak dan sangat penting. Sekiranya barangan atau bahan tersebut perlu juga diimport, Jabatan/Agensi berkenaan hendaklah mendapatkan pengesahan daripada Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri terlebih dahulu.

Pengeluaran Peruntukan/Sumbangan Tahunan

3.34 Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah memastikan perancangan bagi pengagihan peruntukan melalui waran peruntukan dan waran peruntukan kecil kepada agensi-agensi dan pusat-pusat tanggungjawab dibuat seawalnya iaitu sebaik sahaja menerima buku Anggaran Belanjawan Persekutuan pada hari Belanjawan Tahunan dibentangkan di Parlimen. Seterusnya, Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah memastikan waran peruntukan/waran peruntukan kecil dikeluarkan segera pada awal sesuatu tahun kewangan apabila menerima notis Waran Am daripada Jabatan Akauntan Negara. Amaun yang dikeluarkan hendaklah mencukupi bagi menampung sekurang-kurangnya keperluan aliran tunai bagi suku tahun pertama untuk program/projek berkenaan.

3.35 Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah mengeluarkan peruntukan/ sumbangan tahunan kepada Badan-badan Berkanun yang menerima bantuan kewangan bagi Perbelanjaan Mengurus dan/atau Perbelanjaan Pembangunan bagi setiap suku tahun. Pengeluaran bagi suku tahun pertama hendaklah dibuat pada bulan Januari setelah notis Waran Am daripada Jabatan Akauntan Negara diterima dan amaunnya berdasarkan keperluan aliran tunai bagi tempoh tersebut. Bayaran bagi suku tahun yang berikut hendaklah dibuat berdasarkan kepada keperluan aliran tunai bulanan bagi tempoh berkenaan. Bagi tujuan ini, sebelum meluluskan pengeluaran suku tahun kedua dan suku tahun seterusnya, Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah terlebih dahulu meneliti prestasi perbelanjaan sebenar bagi suku tahun yang lalu serta penyata aliran tunai bulanan bagi baki tahun untuk memastikan pengeluaran yang dibuat kepada Badan-badan Berkanun adalah selaras dengan keperluan aliran tunainya. Pengeluaran ini hendaklah dibuat dalam tempoh dua minggu pertama suku tahun tersebut. Satu salinan dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran peruntukan tersebut termasuk penyata aliran tunai hendaklah disampaikan kepada Perbendaharaan untuk makluman tidak lewat daripada 14 hari selepas berakhir tempoh sesuatu suku tahun.

Projek-projek Pembangunan

3.36 Kerajaan telah memutuskan supaya pelaksanaan projek-projek pembangunan hendaklah mengikut sebagaimana yang telah dirancang dan diluluskan. Pegawai-pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa penyeliaan yang lebih rapi dibuat ke atas pelaksanaan projek-projek di bawah Maksud Perbelanjaan Pembangunan masing-masing supaya tidak berlaku kelewatan pelaksanaan dan untuk mengelakkan kurang belanja (shortfall) projek-projek pembangunan.

3.37 Bagi projek-projek yang kurang belanja, Pegawai-pegawai Pengawal yang berkenaan hendaklah menyediakan laporan pengecualian yang terperinci berserta dengan penyata aliran tunai kepada Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan dan Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri.

3.38 Pegawai-pegawai Pengawal dalam membuat laporan projek perlu juga memantau perkara yang telah digariskan di bawah Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999 dan Bil. 7 Tahun 1999 untuk menentukan projek-projek Kerajaan tidak lewat dilaksanakan oleh kerana masalah-masalah perlantikan kontraktor serta keupayaan kontraktor membuat kerja.

PEMATUHAN GARIS PANDUAN

4. Pegawai-pegawai Pengawal sendiri hendaklah mengawasi dengan rapi terhadap setiap perbelanjaan dan hendaklah juga sentiasa mengingatkan pegawai-pegawai bawahannya bahawa tindakan surcaj boleh diambil ke atas mereka sekiranya mereka didapati tidak mematuhi garis panduan dan syarat-syarat yang dinyatakan dalam Pekeliling Perbendaharaan ini dan juga peraturan-peraturan pengurusan kewangan yang sedia ada.

TARIKH BERKUATKUASA PEKELILING

5. Pekeliling Perbendaharaan ini berkuatkuasa serta-merta mulai pada tarikh ianya dikeluarkan melainkan perenggan-perenggan 3.18, 3.21 dan 3.22 yang mana tarikh berkuatkuasa telah dinyatakan di akhir perenggan-perenggan berkenaan.

6. Badan-badan Berkanun yang telah menerima pakai Arahan-arahan Perbendaharaan, Pekeliling-pekeliling dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan hendaklah menerima pakai Pekeliling ini.

7. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 1997, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1997, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 1998 dan perenggan 3.13.1 surat Ketua Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 29 Julai 1982, bil. 0.9667/14 Jd.2(9) bertajuk Garis-garis Panduan Untuk Mengurangkan Perbelanjaan Awam adalah dengan ini dimansuhkan.

( DATO' OTHMAN BIN MOHD. RIJAL ) Ketua Setiausaha Perbendaharaan 24 Ogos 1999 s.k. Akauntan Negara Malaysia Ketua Audit Negara Semua Yang Berhormat Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Yang Berhormat Pegawai Kewangan Negeri