SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 10 TAHUN 1993

1. TUJUAN

1.1 Surat Pekeliling ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai tatacara percetakan dan peraturan-peraturan dalam melaksanakannya oleh Agensi (Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun) setelah Jabatan Percetakan Negara diperbadankan mulai 1 Januari 1993.

2. TAKRIF PERCETAKAN

2.1 Percetakan adalah ditakrifkan sebagai kerja-kerja atur huruf, membuat filem termasuk pisah warna, membuat plet, mencetak kertas/bukan kertas dan kerja-kerja menjilid.

2.2 Percetakan Am adalah ditakrifkan sebagai kerja-kerja atur huruf, membuat filem termasuk pisah warna, membuat plet, mencetak kertas/bukan kertas dan kerja-kerja menjilid dokumen seperti lembaran cerai, buku, majalah, borang, kepala surat, fail, borang komputer dan dokumen-dokumen lain yang tidak dikelaskan sebaai dokumen keselamatan.

2.3 Percetakan Keselamatan adalah ditakrifkan sebagai kerja-kerja atur huruf, membuat filem termasuk pisah warna, membuat plet, mencetak kertas/bukan kertas dan kerja-kerja menjilid dokumen seperti passport, kertas soalan, tiket, cukai jalan, sijil, kad kuasa, lesen, kertas undi, surat terperingkat dan dokumen-dokumen lain yang mempunyai nilai wang serta ciri-ciri keselamatan terperingkat dan terkawal.

3. PERATURAN PEROLEHAN PERCETAKAN

3.1 Peraturan Percetakan Am

3.1.1 Semua jenis kerja percetakan yang diperlukan oleh semua Agensi hendaklah dibuat dengan syarikat- syarikat percetakan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan kecuali bagi kerja-kerja yang dinyatakan dalam Bahagian I (Part I) dan Bahagian ll (Part ll) di LAMPIRAN 'A'.

3.1.2 Semua jenis percetakan yang terkandung di Lampiran 'A' hendaklah dibuat dengan Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB) dan hendaklah mematuhi peraturan yang telah dipersetujui oleh Kerajaan dengan PNMB, termasuk penentuan harga seperti yang dinyatakan dalam Annexure ll di LAMPIRAN 'B'.

3.1.3 Bagi perolehan percetakan bernilai tidak melebihi RM50,000.00 setahun, sebutharga hendaklah dibuat. Bagi perolehan yang bernilai lebih daripada RM50,000.00 setahun hendaklah dibuat secara tender. Sebutharga dan tender hendaklah dipelawa daripada syarikat percetakan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

3.1.4 Agensi hendaklah mempamirkan iklan sebutharga di papan kenyataan masing-masing dan satu salinan iklan hendaklah dihantar kepada Persatuan Percetakan Melayu Malaysia untuk dimaklumkan kepada ahli-ahli mereka.

3.1.5 Semua Agensi hendaklah meminta semua syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan menunjukkan Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor yang asal dalam bidang percetakan yang berkaitan dan Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera sebelum mereka dibenarkan membeli borang tender atau menyertai sebutharga. Hanya syarikat yang tempoh pendaftarannya masih sah dibenarkan turut serta di dalam perolehan Kerajaan.

3.1.6 Semasa memanggil sebutharga atau tender, Agensi hendaklah meminta syarikat percetakan yang menyertai perolehan itu menyebutharga atau menawarkan harga mengikut pecahan seperti berikut: -

(i) Atur huruf
(ii) Pisah Warna
(iii) Percetakan
(iv) Penjilidan

3.1.7 Sekiranya syarikat percetakan bumiputera yang berjaya dalam sesuatu tender, tetapi tidak dapat membuat sepenuhnya, seperti menjilid, maka syarikat tersebut hendaklah mengagihkan kerja tersebut dikalangan pencetak bumiputera sahaja. Agensi hendaklah menyatakan syarat ini dalam tawaran mereka.

3.1.8 Perolehan percetakan yang dibuat dengan PNMB yang tempohnya kurang dari lima belas (15) hari tambahan kenaikan harga akan dikenakan oleh PNMB kepada Agensi sebanyak sepuluh peratus (10%) dan tambahan sebanyak lima puluh peratus (50%) akan dikenakan bagi perolehan percetakan yang diperolehi kurang dari 2 (dua) hari.

3.1.9 Sekiranya PNMB tidak dapat membuat kerja-kerja tersebut, PNMB hendaklah memberi jawapan kepada Agensi dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh surat diterima dan Agensi yang berkenaan bolehlah memanggil tender atau sebutharga dikalangan syarikat-syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

3.2 Peraturan Percetakan Keselamatan

3.2.1 Semua jenis kerja percetakan keselamatan (security printing) yang diperlukan oleh semua Agensi dan kerja-kerja tersebut ada dinyatakan dalam Annexure 1, Jadual Ketujuh, Surat Perjanjian Penswastaan di antara Kerajaan Malaysia dengan Percetakan Keselamatan Nasional Berhad (PKNB) seperti di LAMPIRAN 'C', hendaklah dibuat dengan PKNB.

3.2.2 Bagi kerja-kerja percetakan keselamatan yang tidak dinyatakan di dalam perjanjian tersebut, Agensi hendaklah terlebih dahulu menghubungi Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Jabatan Perdana Menteri yang bertugas sebagai Urusetia bagi menentukan tahap keselamatan dan spesifikasi ciri-ciri keselamatan keatas dokumen yang diperlukan oleh Agensi yang berkenaan. Setelah mendapat kelulusan daripada Pejabat Ketua Keselamatan Kerajaan, Agensi berkenaan bolehlah mencetak dokumen-dokumen tersebut dengan Syarikat Percetakan Keselamatan bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

4. PINDAAN KEATAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)

4.1 Arahan Perbendaharaan di bawah tajuk Percetakan dan Alatulis, akan dipinda dan sebelum Arahan Perbendaharaan yang baru dikeluarkan secara resmi, pindaan berikut hendaklah dipakai:

(Vll) PERCETAKAN DAN ALATULIS

AP 292 BORANG-BORANG

a) Semua cadangan untuk mengadakan borang-borang cetakan baru atau meminda borang dan buku-buku rekod yang sedia ada hendaklah dirujuk terlebih dahulu kepada Perbendaharaan untuk mendapatkan kelulusan sebelum dicetak.

b) Bagi negeri Sabah dan Sarawak pula, rujukan hendaklah dibuat kepada Jabatan Ketua Menteri atau Akauntan Negeri mengikut mana yang berkenaan.

AP 293 PERCETAKAN LESEN, RESIT DAN BORANG-BORANG BARU YANG MENDATANGKAN HASIL

a) Apabila sesuatu lesen, resit atau lain-lain borang baru yang mendatangkan hasil hendak dicetak, Ketua Jabatan yang berkenaan hendaklah meminta nasihat Ketua Audit Negara untuk mempastikan sama ada lesen, resit atau borang itu patut dikawal bagi maksud Audit. Ketua Jabatan berkenaan hendaklah juga memberitahu syarikat percetakan berkenaan mengenai tindakan kawalan dan keselamatan yang perlu diambil semasa kerja-kerja percetakan lesen, resit dan borang-borang tersebut dilaksanakan.

b) Jika lesen, resit atau borang baru itu dikehendaki ditetapkan oleh Undang-Undang, nasihat Peguam Negara hendaklah diminta terlebih dahulu sebelum ianya boleh dicetak.

AP 294 BEKALAN BUKU KEMENTERIAN DAN BORANG

a) Semua bekalan resit, lesen dan borang yang seumpamanya hendaklah diperolehi daripada pembekal yang diluluskan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri.

b) Pembekal yang diluluskan hendaklah memberi kepada Ketua Audit Negara atau wakil tempatannya butir-butir mengenai borang yang dikeluarkan.

AP 295 PEROLEHAN PERCETAKAN

a) Perolehan Percetakan yang bernilai tidak melebihi RM50,000.00 setahun hendaklah dibuat secara sebutharga dengan syarikat percetakan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

b) Bagi Perolehan Percetakan yang bernilai melebihi RM50,000.00 setahun hendaklah dibuat secara tender dengan syarikat percetakan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

AP 296 ALATULIS YANG DIPERLUKAN

a) Alatulis yang diperlukan oleh semua Jabatan Persekutuan dan Negeri hendaklah diperolehi daripada Kontrak Pusat. Sekiranya item tersebut tidak terdapat dalam senarai Kontrak Pusat, Jabatan hendaklah memperolehinya daripada pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

AP 297 Dimansuhkan

AP 298 Dimansuhkan

AP 299 BUKU YANG BELUM DIGUNAKAN DAN USANG

a) Kelulusan Ketua Audit Negara hendaklah diperolehi sebelum resit, lesen atau borang seumpamanya yang belum digunakan atau usang hendak dimusnahkan. Ketua Jabatan yang berkenaan hendaklah menghantar kepada Jabatan Audit senarai lengkap mengenai semua resit, lesen atau borang seumpamanya yang hendak dimusnahkan dengan memberi nombor kaunterfoil dan menyatakan justifikasi mengapa borang-borang itu tidak boleh digunakan lagi dan keanggotaan Lembaga Pemeriksa yang dicadangkan. Apabila kelulusan telah diperolehi, Lembaga Pemeriksa itu hendaklah memusnahkan borang itu dan menyediakan perakuan pemusnahan dalam dua (2) salinan. Salinan pertama untuk difail dalam Pejabat Audit dan salinan yang kedua hendaklah difail oleh Jabatan yang berkenaan.

AP 300 KEHILANGAN BUKU RESIT

a) Jika sekiranya sesuatu buku resit, lesen atau buku yang seumpamanya atau sebahagian daripadanya hilang, hal itu hendaklah dilaporkan dengan segera mengikut cara yang sama seperti kehilangan dan hapuskira di bawah Arahan 315 hingga 324.

5. LARANGAN MENUBUHKAN UNIT PERCETAKAN

5.1 Agensi tidak dibenarkan menubuh unit percetakan sendiri. Agensi yang telah mempunyai unit percetakan sendiri adalah tidak dibenarkan untuk membesar atau mengembang unit percetakannya.

6. AM

6.1 Perkara-perkara berkaitan yang tidak diliputi oleh atau pengecualian dari peraturan-peraturan ini hendaklah dirujuk kepada Bahagian Pengurusan Kontrak dan Bekalan, Kementerian Kewangan.

7. KUATKUASA DAN PEMBATALAN

7.1 Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta dan dengan berkuatkuasanya Surat Pekeliling ini, Surat Pekeliling Perbendaharaan berikut adalah dibatalkan:-

(i) SPP Bil. 29 TAHUN 1968;
(ii) SPP Bil. 12 TAHUN 1971;
(iii) SPP Bil. 2 TAHUN 1978;
(iv) SPP Bil. 12 TAHUN 1978;
(v) SPP Bil. 24 1986 dan Pindaan Pertama;

Sekian.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

(DR. HAJI ABDUL AZIZ BIN MUHAMAD)
Bahagian Pengurusan Kontrak dan Bekalan,
b.p. Ketua Setiausaha,
Kementerian Kewangan Malaysia.

S.k.

Akauntan Negara Malaysia,
Ketua Audit Negara,
Semua Yang Berhormat Pegawai Kewangan Negeri.




LAMPIRAN `A'
ANNEXURE I

THE ANNEXURE I HEREINBEFORE REFERRED TO
IN THE SEVENTH SCHEDULE

THE DOCUMENTS
(Clause 2(a)

PART 1

1. General forms (Unindexed forms) including letterheads.

2. Financial forms;

3. Indexed forms;

4. Bills, Acts, Enactments, Ordinances and other written laws and all subsidiary legislation made thereunder:

5. Classified, and revenue and controlled items;

6. Federal and Stae Government Gazettes.

PART 11

All documents required by the following Ministries, Departments and Agencies:

1. Parliament;

2. Ministry of Home Affairs;

3. Ministry of Finance;

4. Ministry of Law;

5. The Election Commission;

6. The Prime Minister's Department.

LAMPIRAN `B'
ANNEXURE II

THE ANNEXURE ll HEREINBEFORE REFERRED TO
IN THE SEVENTH SCHEDULE

PRICING AND CREDIT TERMS
(Clause 3 (a)

Pricing
(Paragraph 3(a))

1. Pricing Formula For Printing Work

Price = Total cost plus margin

Where:

Total Cost = Material cost and overhead cost.

Material Cost = Cost of papers, inks and other raw material as at 1992, plus an increase of 5% to be provided for the first 3 years.

Overhead Cost = Cost of labour and all overhead cost which is expressed as Machine Hourly Rate. An increase of 90% over the 1982 Machine Hourly Rate is to be provided for the first 3 years.

Margin = 5% of Total Cost is to be provided for the first 3 years.

2. Charges For Publication in The Federal And State Government Gazettes

Per Page

(a) Pre-set by Client RM40.00

(b) Set by PNMB RM60.00

(c) Tables RM90.00

3. Handling Charges (that is Packing, Transportation, Storage and Delivery Costs)

Value of Document Printed Per Order Percentage

Less than RM5,000 5%

RM5,001 to RM25,000 7%

RM25,001 to RM100,000 8%

RM100,001 to RM500,000 9%

Above RM500,000 10%

4. Additional Charges For Urgent Printing Work

Additional charge of 10% over the agreed price of the work as determined in accordance with the formula specified in paragraph 1 above will be imposed if the order to print, etc. is made less than 15 days of the
Clients requirement and an additional charge of 50% over the said agreed price 16 the order to prints, etc. is made within two days of client's requirement.

5. Additional Charnes For Printinq of Classified Documents

Value of Document Printed Per Order Percentage

More than RM 100,000 30%

RM50,001 - RM 100,000 35%

RM25,001 - RM50,000 40%

RM 10,001 - RM25,000 45%

RM5,001 - RM 10,000 50%

Less than RM5,000 60%

LAMPIRAN `C'
ANNEXURE I

THE ANNEXURE I HEREINABOVE REFERRED
TO THE PRODUCTS
(Paragraph 2(a)

BIL JENIS PENGELUARAN KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI

1. Pasport Antarabangsa Jabatan Imigresen

2. Pasport Haji ke Mekah Lembaga Tabung Haji

3. Pasport Terhad Jabatan Imigresen

4. Pasport Diplomatik Jabatan Imigresen

5. Pasport Rasmi Jabatan Imigresen

6. Imm 44 - Surat Akuan Pengenalan Jabatan Imigresen Imm 44A - Surat Akuan Pengenalan Jabatan Imigresen

7. Imm 40 - Buku Kecil Perakuan Jabatan Imigresen Cemas

8. Imm 101 - Surat Perjanjian Kumpulan Jabatan Imigresen

9. Imm 108 - Dokumen sebagai ganti Jabatan Imigresen Pasport

10. Imm 39 - Dokumen Perjalanan Jabatan Imigresen Terhad

11. Imm 5 - Permit M1asuk Jabatan Imigresen

12. Imm 2 - Perakuan Taraf Jabatan Imigresen

13. Imm 116 - Surat Akuan Bawah Jabatan Imigresen 12 Tahun

14. Imm 114 - Dokumen gantian Perjalanan Jabatan Imigresen Dalam Negeri Sarawak

15. Lesen Kenderaan Motor (Road Tax Disc) Jabatan Pengangkutan Jalan

16. MV 2 - Buku Pendaftaran Kenderaan Jabatan Pengangkutan Jalan Berjentera

17. Lesen Vokasional, JPJ Jabatan Pengangkutan Jalan

18. Lesen Belajar, JPJ Jabatan Pengangkutan Jalan

19. Sijil-sijil Kelahiran dan Kematian Jabatan Pendaftaran Negara

(a) B & M 21
(b) B & M 22
(c) B & M 24

20. NR 7 - Resit Kad Pengenalan dan Jabatan Pendaftaran Negara Kenyataan Membaharui/Membuat Kad Pengenalan

21. NR 7A - Resit sementara Kad Jabatan Pendaftaran Negara Pengenalan Untuk Mengesahkan nombor kad Pengenalan yang asal

22. Kertas Peperiksaan Perguruan Kementerian Pendidikan

23. Kertas Ujian Kelayakan Guru Kementerian Pendidikan

24. Ujian Penilaian Sekolah Rendah (UPSR) Lembaga Peperiksaan Malaysia

25. Peperiksaan Sijil Perdagangan Malaysia Lembaga Peperiksaan Malaysia

26. Ujian Kelayakan (QT) Lembaga Peperiksaan Malaysia

27. Sijil-sijil Maktab Perguruan Kementerian Pendidikan

28. Kertas Peperiksaan Jabatan Jabatan Perkhidmatan Awam Perkhidmatan Awam

29. Sijil-sijil dan Diploma ITM Institut Teknologi MARA

30. Lesen Radio dan TV Jabatan Penerangan

31. Sijil Pendaftaran Kontraktor Kementerian Kewangan

32. Kertas Keselamatan Kewangan Kementerian Kewangan

33. Sijil Akuan Pendaftaran Kementerian Kewangan

34. Borang Lesen Pengilang Kementerian Perdagangan dan Perindustrian

35. Setem Unit Timbang dan Sukat Kementerian Perdagangan dan Perindustrian

36. Setem Unit Metrik Kementerian Perdagangan dan Perindustrian

37. Label Keselamatan Jabatan Jabatan Penerbangan Awam Penerbangan Awam

38. Lesen Akta Perlesenan Tenaga Kementerian Kesihatan Atom

39. Lesen Akta Pelantar Benua Kementerian Kemajuan Tanah

40. Resit Rasmi Jabatan Akauntan Negara

41. Lesen Belajar Memandu 'L' Jabatan Pengangkutan Jalan

42. Sijil Peperiksaan Lembaga Peperiksaan Malaysia

43. Lesen Memandu Jabatan Pengangkutan Jalan

44. Renewal Slip Jabatan Pengangkutan Jalan

45. Buku Daftar Pesawah Lembaga Padi dan Beras Negara

46. Buku Kupon Subsidi Harga Padi Lembaga Padi dan Beras Negara

47. Buku Simpanan Pertanian Bank Pertanian

48. Ijazah Universiti Utara Malaysia Kementerian Pendidikan

49. Kupon Lembaga Perikanan Lembaga Perikanan

50. Sijil Kursus Dalam Perkhidmatan Kementerian Pendidikan dan Sijil Kehadiran

51. Sealing Tape dengan Ciri Kementerian Kesihatan Keselamatan

52. Instrumen Temuduga (Borang T) Kementerian Pendidikan

53. Setem Hasil Jabatan Hasil Dalam Negeri

54. Kertas Soalan Sijil Rendah Lembaga Peperiksaan Malaysia Pelajaran

55. Lesen Kereta Motor Untuk Jabatan Pengangkutan Jalan Pejabat Pos

56. Setem Duti Harta Pesaka Jabatan Hasil Dalam Negeri Tanah Melayu