SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 7 TAHUN 1998
( TAMBAHAN PERTAMA SPP BIL. 6 TAHUN 1996)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN BARANGAN IMPORT/EKSPORT KERAJAAN

1. TUJUAN

1.1. Surat Pekeliling ini bertujuan memaklumkan kepada semua Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun (Agensi) dan Syarikat-syarikat Kerajaan mengenai perlanjutan tempoh kontrak syarikat 'Multimodal Transport Operator' (MTO) Kerajaan bagi menguruskan penghantaran barangan import/eksport Kerajaan dan memberi penekanan ke atas pematuhan dasar perolehan barangan import/eksport Kerajaan serta menjelaskan beberapa peraturan baru berhubung dengan barangan import Kerajaan.

1.2. Surat Pekeliling ini hendaklah dirujuk dan digunapakai bersama Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 6 Tahun 1996.


2. PERLANJUTAN TEMPOH KONTRAK MULTIMODAL TRANSPORT
OPERATOR (MTO) KERAJAAN

2.1. Kerajaan telah bersetuju melanjutkan tempoh kontrak dengan Syarikat Multimodal Transport Operator (MTO) yang berikut bagi mengurus penghantaran barangan import dan eksport Kerajaan:-

2.1.1. Kontena Nasional Bhd.
Lot PT 1644, Leboh Raja Lumu,
Kawasan Perindustrian Pandamaran,
42000 Port Klang,
Selangor Darul Ehsan.

Tel : 03-3654210
Fax : 03-3654216
Kontrak No. PERB/PK/49/1996


2.1.2. Malaysian Shipping Agencies Sdn. Bhd.,
Tingkat 6, Centre Link, Wisma Tractors,
No. 7, Jalan SS 16/1, Subang Jaya,
47500 Petaling Jaya,
Selangor Darul Ehsan.

Tel : 03-7343034
Fax : 03-7343028
Kontrak No. PERB/PK/50/1996


2.1.3. MISC Agencies Sdn. Bhd.,
Lot 23, Lebuh Sultan Muhamed 1,
Kawasan Perusahaan PKNS Fasa 2,
Bandar Sultan Suleiman,
42000 Pelabuhan Klang,
Selangor Darul Ehsan.

Tel : 03-3764188
Fax : 03-3761833
Kontrak No. PERB/PK/51/1996


2.1.4. Shapadu Trans-System Sdn. Bhd.,
Lot 10, Jalan Pelabur 23/1, Seksyen 23,
P.O. Box 7122,
40000 Shah Alam,
Selangor Darul Ehsan.

Tel : 03-5428888
Fax : 03-5419288
Kontrak No. PERB/PK/52/1996


2.1.5. Gapima Sdn. Bhd.,
Suite 1.01, No. 1-5,
Jalan SS 15/5A,
47500 Subang Jaya,
Selangor Darul Ehsan.

Tel : 03-7340354
Fax : 03-7340408
Kontrak No. PERB/PK/53/1996


2.2. TEMPOH DAN SYARAT-SYARAT KONTRAK

2.2.1. Perlanjutan Kontrak ialah untuk tempoh dua (2) tahun mulai 16 Ogos 1998 sehingga 15 Ogos 2000.

2.2.2. Syarat-syarat dan terma-terma kontrak adalah sama dengan kontrak asal. (LAMPIRAN I KEPADA SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 6/96).


2.3. PEMILIHAN MTO DALAM MENGENDALIKAN BARANGAN IMPORT/EKSPORT KERAJAAN

2.3.1. Pemilihan MTO Kerajaan untuk urusan penghantaran barangan import/eksport Kerajaan adalah berdasarkan tawaran kompetitif secara sebutharga. Tawaran yang bernilai sehingga RM50,000 hendaklah disetujuterima oleh Jawatankuasa Sebutharga manakala melebihi RM50,000 tetapi kurang dari RM7 juta disetujuterima oleh Lembaga Perolehan agensi berkenaan.

2.3.2. Tatacara pemilihan MTO adalah seperti yang digariskan dalam LAMPIRAN II KEPADA SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 6/96. Borang Lampiran A1 dan A2 dipinda kepada Lampiran A1 (pin. 1/98) dan Lampiran A2 (pin. 1/98) pekeliling ini;

2.3.3. Hanya satu MTO perlu dilantik bagi mengurus penghantaran di bawah satu kontrak induk. Kontrak induk bermaksud tender yang telah disetujuterima atau kontrak bekalan/perkhidmatan atau kerja yang telah diikat antara Jabatan dan kontraktor. Walau bagaimanapun Jabatan dibenarkan melantik lebih daripada satu (1) MTO bagi satu kontrak induk sekiranya didapati ianya lebih menjimatkan.

2.3.4. Permulaan operasi oleh syarikat MTO Kerajaan dalam mengurus penghantaran barangan import/eksport Kerajaan adalah tertakluk kepada kaedah pembelian, misalnya bagi perolehan Percuma Atas Kapal (PAK)/Free On Board (FOB) ialah sebaik sahaja barangan diletakkan di atas kapal, manakala bagi kaedah EX WORKS (EXW) bermula dari premis yang ditetapkan oleh pembekal di luar negeri.

3. DASAR PEROLEHAN BARANGAN IMPORT

3.1. Barangan import bagi maksud SPP ini adalah peralatan atau barangan siap guna atau komponennya yang diimport dan mempunyai ciri-ciri berikut:-

3.1.1. Nilai perolehan melebihi RM50,000 bagi setiap item;

3.1.2. Bahan-bahan binaan; atau

3.1.3. Peralatan bagi kegunaan industri pembinaan dan jentera/mesin.

3.2. Semua perolehan barangan import Kerajaan hendaklah mematuhi syarat-syarat berikut:-

3.2.1. Semua barangan import bernilai melebihi RM50,000 bagi setiap item hendaklah diurus perolehannya melalui kaedah pembelian secara PAK/FOB atau kaedah-kaedah lain dalam Incoterms oleh International Chamber of Commerce (ICC) di mana pembeli bertanggungjawab menguruskan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengangkutan dan insurans. PAK/FOB yang dibenarkan adalah PAK/FOB dari pelabuhan negara asal barangan dibuat (country of origin);

3.2.2. Bagi barangan yang dikenalpasti tidak terdapat dalam negeri, kelulusan mengimport hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI) sebelum perolehan dibuat;

3.2.3. Semua barangan import hendaklah dihantar terus dari premis/pelabuhan memuat (port of loading) negara asal barangan (country of origin) ke pengkalan punggah (port of discharge) di mana-mana pelabuhan atau pengkalan di Malaysia. Perolehan yang di import dan dibekalkan melalui pelabuhan negara kedua tidak dibenarkan sama sekali;

3.2.4. Urusan pengangkutan hendaklah dikendalikan oleh Multimodal Transport Operators yang dilantik oleh Kerajaan bermula dari tempat/pelabuhan barangan dibeli hingga ke destinasi terakhir yang dinamakan oleh agensi;

3.2.5. Perlindungan insurans barangan import hendaklah ditanggung di bawah Akaun Amanah Kumpulan Wang Insurans Barang-Barang Kerajaan (KWIBK) kecuali bagi syarikat Kerajaan hendaklah didapatkan dari syarikat-syarikat insurans/broker insurans tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan;

3.2.6. Agensi hendaklah mensyaratkan di dalam dokumen tender bahawa tawaran harga hendaklah berdasarkan harga PAK/FOB atau kaedah-kaedah lain yang seumpama seperti EX WORKS (EXW), di mana urusan pengangkutan dan insurans diurus oleh pembeli (agensi). Kegagalan petender mematuhi arahan ini akan menyebabkan tawaran petender tidak dipertimbangkan;

3.2.7. Petender hendaklah disyaratkan mengemukakan maklumat terperinci atau deskripsi barangan yang ditawarkan mengikut format di Lampiran A1 (Pin. 1/98) bagi maksud sebutharga MTO. Kegagalan petender mengemukakan maklumat yang tepat dan lengkap menyebabkan petender bertanggungjawab ke atas lebihan tambang (fret) bagi pengangkutan perolehan di bawah kontrak berkenaan;

3.2.8. Bagi barangan import semua dokumen tender hendaklah mempunyai satu sahaja ruangan tawaran harga iaitu PAK/FOB atau kaedah-kaedah lain seumpamanya di mana agensi selaku pembeli bertanggungjawab menguruskan pengangkutan dan insurans;

3.2.9. Untuk barangan import, Lembaga Perolehan agensi hanya boleh menimbang dan mensetujuterima tawaran harga PAK/FOB atau kaedah-kaedah lain yang seumpama di mana urusan pengangkutan dan insurans diurus oleh pembeli;

3.2.10. Transhipment tidak dibenarkan kecuali tidak terdapat perkhidmatan penghantaran terus melalui kapal/pesawat atau barangan mesti sampai pada tarikh yang ditetapkan. Jika ini berlaku keutamaan hendaklah diberi kepada kapal/pesawat Malaysia bagi pengangkutan barangan seterusnya;

3.2.11. Bagi dagangan berbahaya iaitu semua item kelas 1 yang dikelaskan di bawah International Maritime Organisation (IMO) seperti bahan letupan, agensi hendaklah membantu MTO Kerajaan bagi mempastikan penghantaran dagangan berbahaya dari pengkalan punggah hingga ke destinasi terakhir adalah selamat.

3.3. Agensi diwajibkan mematuhi dasar PAK/FOB dan kegagalan mematuhinya boleh menyebabkan pegawai yang bertanggungjawab dikenakan tindakan surcaj.


4. BARANGAN EKSPORT

4.1. Bagi barangan eksport, agensi hendaklah mempastikan kontrak dibuat secara Cost, Insurance and Freight (CIF) atau kaedah-kaedah lain seumpamanya di mana agensi bertanggungjawab menguruskan hal-hal berkaitan dengan pengangkutan dan insuransnya.

4.2. Perlindungan insurans bagi barangan eksport hendaklah didapatkan daripada syarikat-syarikat insurans/broker insurans tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.


5. PEROLEHAN BARANGAN EX-STOCK

5.1. Tender secara harga bersih (net delivered price) boleh dilaksanakan oleh agensi bagi perolehan barangan import yang sudah berada di dalam negeri (ex-stock) dengan syarat agensi berpuashati barangan ada di dalam pasaran dan perolehan secara ini menguntungkan Kerajaan. Dalam hal ini kelulusan khas Perbendaharaan hendaklah didapatkan terlebih dahulu sebelum urusan tender dilaksanakan.


6. PEROLEHAN BARANGAN IMPORT YANG BERNILAI KURANG RM50,000.00

6.1. Bagi perolehan barangan import yang bernilai kurang dari RM50,000.00 bagi satu jenis item atau kelas item yang dipelawa secara sebutharga, agensi digalakkan mengurus perolehannya secara FOB/EXW tertakluk kepada persetujuan pihak pembekal. Dalam hal ini agensi hendaklah mempastikan harga ditawar tidak termasuk tambang pengangkutan dan insurans. Agensi dibolehkan melantik mana-mana MTO yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan bagi mengurus pengangkutannya dan perlindungan insurans dibuat di bawah KWIBK.


7. PEROLEHAN SECARA EX WORKS (EXW)

7.1. Perolehan EXW adalah bermaksud pihak penjual memenuhi tanggungjawab mereka untuk menyediakan dagangan di premis gudang untuk pengambilannya oleh pihak pembeli. Pihak pembeli adalah bertanggungjawab untuk menyediakan pengangkutan, menanggung segala kos dan risiko dalam urusan pemindahan dagangan dari premis penjual ke destinasi yang telah ditentukan.

7.2. Perolehan secara EXW membolehkan pembeli mempunyai kawalan sepenuhnya ke atas barangan dan mempastikan dasar-dasar Kerajaan dipenuhi seperti penggunaan perkapalan/pesawat, pelabuhan dan insurans tempatan. Di samping itu perolehan cara ini boleh mengurangkan aliran wang keluar dan memberi pengalaman kepada MTO beroperasi di pasaran antarabangsa.

7.3. Adalah ditetapkan supaya perolehan barangan yang telah dipastikan memenuhi kriteria berikut dibuat melalui kaedah EXW:-

7.3.1. Bagi perolehan yang dibawa melalui laut yang dimuat secara kontena penuh (Full Container Load);

7.3.2. Bagi perolehan yang dibawa melalui udara, berat barangan adalah satu (1) tan metrik atau lebih; dan

7.3.3. Bagi perolehan yang diimport melalui pengangkutan jalan darat.


8. PEMBAYARAN KEPADA PIHAK PEMBEKAL

8.1. Pembayaran kepada pihak pembekal bagi kaedah perolehan PAK/FOB, EXW dan kaedah-kaedah lain seumpamanya di mana agensi mengurus pengangkutan dan insuransnya adalah tertakluk kepada perjanjian kontrak yang dimeterai.


9. PERLINDUNGAN INSURANS BARANGAN IMPORT KERAJAAN

9.1. Akaun Amanah Kumpulan Wang Insurans Barang-Barang Kerajaan (Akaun Amanah KWIBK)

9.1.1. Perlindungan insurans barangan import Kementerian/Jabatan dan Badan Berkanun hendaklah ditanggung di bawah Akaun Amanah Kumpulan Wang Insurans Barang-Barang Kerajaan (KWIBK) mengikut tatacara yang telah dinyatakan dalam SPP Bil. 6/96.

9.1.2. Bagi syarikat-syarikat Kerajaan, perlindungan insurans hendaklah didapatkan dari syarikat-syarikat insurans/broker insurans tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Sekiranya insurans didapatkan melalui perkhidmatan broker insurans, syarikat Kerajaan hendaklah mempastikan perlindungan didapatkan di kalangan syarikat insurans tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.


10. KUATKUASA

10.1. Surat Pekeliling ini berkuatkuasa mulai 16 Ogos 1998.


Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

"JIMAT DAN PRODUKTIF"


Saya yang menurut perintah,

t.t

( DATO' DR. HAJI MOHD SHAHAR BIN SIDEK )
Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan,
b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan,
Kementerian Kewangan Malaysia.


Bertarikh: 5 Ogos 1998




s.k. Akauntan Negara Malaysia;
Ketua Audit Negara Malaysia;
Semua Yang Berhormat Pegawai Kewangan Negeri; dan
Semua Ketua Bahagian Perbendaharaan Malaysia.


LAMPIRAN A1 (Pin.1/98)

KERAJAAN MALAYSIA
(ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)

SEBUTHARGA UNTUK BEKALAN PERKHIDMATAN PENGHANTARAN
.............................................................................................

Kepada (Nama Syarikat MTO).......................... Pelawaan Sebutharga dikeluarkan
oleh Jabatan (Alamat Lengkap)
..................................................................... .....................................................
No.Telefon:................................................... .....................................................
No.Fax:........................................................ ......................................................
No.Kontrak PERB/PK/* No.Telefon:..................................
No. Fax:........................................
Tarikh:...........................................


1. Sila beri sebutharga untuk bekalan perkhidmatan penghantaran yang disertakan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:-

1.1. Syarat Penyerahan/Penyempurnaan: ............................................

1.2. Tarikh penyerahan/tempoh penyerahan perkhidmatan: .........................................................................

1.3. Arahan pengiriman:..........................................................................

* Sila nyatakan no. rujukan kontrak MTO berkenaan

1.4. Sebutharga hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan bertanda " No. Sebutharga......................................"

1.5. Sebutharga hendaklah dimasukkan ke dalam peti surat tawaran yang berkaitan di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari .........................hb....................................

1.6. Tempoh sahlaku sebutharga hendaklah ...................... hari selepas tarikh tutup.


Tarikh:.............................. Tandatangan:...........................

Nama Pegawai:..........................

Jawatan:.....................................







Perihal Perkhidmatan Barangan Dan Syarat-Syarat Khas

Bil A. Untuk DIsi Oleh Agensi

1. Nama barang dan deskripsinya:......................................................
2. Kuantiti barangan:...........................................................................
3. Butiran mengenai barangan dan maklumat berhubung barangan yang akan diimport (saperti Lampiran A1(pin.1/98) yang disertakan).

4. Kaedah Perolehan(FOB/FCA/EXW):...............................................
5. Kaedah pengangkutan utama (Laut/udara/darat):...........................
6. Pengkalan /Tempat Memuat:..........................................................
7. Pengkalan Punggah:......................................................................
8. Destinasi Terakhir:..........................................................................
(Jika lebih dari satu sila nyatakan tempat beserta ' agihan kuantiti' mengikut destinasi di dalam lampiran)

9. Tarikh atau tempoh barangan perlu berada di destinasi /destinasi terakhir:.........................................................
10. Lain-lain (nyatakan):.........................................................................

Nota: Penyebut harga dibenarkan/tidak dibenarkan* berhubung dengan kontraktor kepada kontrak induk untuk mengetahui lebih lanjut tentang keadaan barang.

* Potong/tambah di mana berkaitan



Bil B Untuk Di isi Oleh Penyebut Harga (MTO)

3. Namakan Syarikat Perkapalan/Penerbangan yang akan diguna: .............................................................

4. Sebab syarikat perkapalan/penerbangan tempatan tidak digunakan (Jika tidak menggunakan perkhidmatan syarikat tempatan) ..........................................................................................................................................

5. Namakan syarikat Pengangkutan Darat yang akan digunakan : ...............................................................

6. Harga yang ditawarkan iaitu RM............................. adalah harga bersih dan tarikh penyerahan dan penyempurnaan perkhidmatan di atas ialah pada ..........................

Saya/kami dengan ini menawar untuk membekalkan perkhidmatan penghantaran di atas dengan harga dan syarat-syarat yang di nyatakan di atas tertakluk ke atas syarat-syarat am yang dilampirkan.


Tandatangan Penyebut Harga :
Nama :
Jawatan :
Alamat Syarikat :
Tarikh :

Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di dalam pelawaan ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebutharga.


1. KEADAAN BARANGAN

Semua barangan hendaklah dalam keadaan selamat.


2. HARGA

Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos tambahan yang berkaitan.


3. SEBUTHARGA SEBAHAGIAN

Sebutharga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian bilangan item.


4. PERKHIDMATAN SETARA

Sebutharga boleh ditawarkan bagi perkhidmatan setara yang sesuai dengan syarat butir-butir penuh diberi.


5. PENYETUJUAN

i) Kerajaan tidak terikat untuk menyetujuterima sebutharga yang terendah atau mana-mana sebutharga.

ii) Tiap-tiap satu butiran akan ditimbangkan sebagai suatu sebutharga yang berasingan.


6. PEMERIKSAAN

I) Kerajaan adalah sentiasa berhak untuk mengetahui kedudukan penghantaran barang-barang berkenaan oleh seseorang pegawai yang dilantik olehnya pada bila-bila masa sebelum dan selepas barangan ke destinasi terakhir.

ii) Penyebutharga hendaklah memberi kerjasama dan kemudahan pemeriksaan apabila dikehendaki.


7. PERAKUAN MENYATAKAN PENENTUAN TELAH DIPATUHI

Penyebutharga dikehendaki memperakui bahawa penghantaran perkhidmatan yang dibekalkan oleh mereka adalah mengikut penentuan atau piawai (jika ada) yang dinyatakan di dalam pelawaan ini.


8. PENGIKLANAN

Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebutharga boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah atau lain-lain saluran iklan tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (bagi Agensi Persekutuan) atau Pegawai Kewangan Negeri (bagi Agensi Negeri) terlebih dahulu.


9. TAFSIRAN

Sebutharga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebutharga bersetuju tertakluk hanya kepada bidangkuasa Mahkamah Malaysia sahaja dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan yang mungkin timbul mengenai sebutharga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.


10. INSURANS

Tiada apa-apa insurans atas barang-barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebutharga.