SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 2 TAHUN 1999

Dikeliling Kepada:

Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Yang Berhormat Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Ketua Badan Berkanun

HAD NILAI PEROLEHAN, KUASA  DAN TANGGUNGJAWAB LEMBAGA PEROLEHAN DAN
JAWATANKUASA SEBUT HARGA

8.1.2. Lembaga Perolehan Persekutuan Peringkat Negeri

8.1.2.1. Lembaga Perolehan Persekutuan di peringkat Negeri ditubuhkan bagi mempertimbang dan setuju terima tender projek Kerajaan Persekutuan.

8.1.2.2. Lembaga Perolehan tersebut diberi kuasa mempertimbang dan setuju terima tender kerja sahaja dengan had nilai tidak melebihi RM10 juta.

8.1.2.3. Lembaga Perolehan tersebut tidak dibenarkan mempertimbang dan setuju terima tender bekalan dan perkhidmatan Persekutuan di peringkat Negeri.

(Negeri Sarawak)

8.1.3.1. Lembaga Perolehan Persekutuan peringkat Bahagian hanya ditubuhkan di negeri Sarawak bagi mempertimbang dan setuju terima tender yang dibiayai oleh Kerajaan Persekutuan.

8.1.3.2. Had nilai tender yang boleh disetuju terima tidak melebihi RM200,000 untuk tender kerja, bekalan dan perkhidmatan.

8.1.4. Lembaga Perolehan Badan Berkanun dan Syarikat Kerajaan


8.1.4.1. Tender Badan-badan Berkanun dan Syarikat-syarikat Kerajaan hendaklah dipertimbangkan dan disetuju terima oleh Lembaga Perolehan yang ditubuhkan mengikut undang-undang tubuh masing-masing.

8.1.4.2. Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan hendaklah diundang untuk menghadiri mesyuarat Lembaga Perolehan Badan Berkanun dan Syarikat Kerajaan untuk mempertimbang dan setuju terima tender yang melebihi RM500,000. Lembaga Perolehan tersebut tidak boleh membuat apa-apa pertimbangan dan persetujuan tanpa kehadiran wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

8.1.4.3. Lembaga Perolehan Badan-badan Berkanun dan Syarikat-syarikat Kerajaan dibenar mempertimbangkan dan setuju terima tender sehingga RM30 juta bagi perolehan kerja/bekalan/perkhidmatan. Walau bagaimanapun Lembaga-lembaga Perolehan bagi Syarikat Telekom Malaysia Berhad (TMB), Tenaga Nasional Berhad (TNB) dan Petroleum Nasional (PETRONAS) diberi kuasa mempertimbang dan setuju terima tender sehingga RM50 juta.

8.1.4.4. Kuasa Lembaga Perolehan Badan-badan Berkanun dan Syarikat-syarikat Kerajaan untuk memutuskan tender yang nilainya seperti yang ditetapkan itu adalah tertakluk kepada syarat-syarat yang berikut:

(i) keputusan Lembaga Perolehan bagi sesuatu tender yang dipertimbangkan itu hendaklah merupakan keputusan sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan Malaysia untuk keputusan muktamad; dan

(ii) keputusan Lembaga Pengarah hendaklah juga selaras dengan perakuan Lembaga Perolehan. Jika keputusan sebulat suara tidak dicapai, tender yang berkenaan hendaklah dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.

8.1.4.5. Tender yang nilainya melebihi had yang dinyatakan di para 8.1.4.3. hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk pertimbangan dan keputusan muktamad.

8.1.5.1. Agensi-agensi Kerajaan yang tidak mempunyai Lembaga Perolehannya sendiri hendaklah merujuk kepada Lembaga Perolehan di ibu pejabat Agensi berkenaan.

8.1.5.2. Agensi yang tidak mempunyai Lembaga Perolehannya sendiri dan tidak terletak di bawah mana-mana Kementerian yang mempunyai Lembaga Perolehan hendaklah merujukkan kepada Lembaga Perolehan di Kementerian Kewangan untuk pertimbangan dan keputusan.

9. SYARAT-SYARAT UTAMA SETUJU TERIMA TENDER

9.1. Sesuatu tender boleh disetuju terima oleh Lembaga Perolehan dengan syarat-syarat seperti yang berikut:

9.1.1. Lembaga Perolehan Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha dan Lembaga Perolehan Jabatan hendaklah dipengerusikan oleh Ketua Jabatan atau Timbalannya;

9.1.2. keputusan yang dibuat oleh Lembaga Perolehan Agensi-agensi Kerajaan hendaklah secara sebulat suara. Sekiranya tidak sebulat suara, perakuan untuk tender berkenaan hendaklah dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad;

9.1.3. kehadiran ahli Lembaga Perolehan hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang termasuk Pengerusi; dan

9.1.4. kehadiran wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan adalah diwajibkan bagi mempertimbang dan menyetuju terima tender yang bernilai lebih daripada RM500,000.00.

10. PERATURAN BAGI MELULUSKAN PERUBAHAN DAN PERLANJUTAN TEMPOH KONTRAK BEKALAN DAN PERKHIDMATAN SAHAJA

10.1. Lembaga Perolehan yang meluluskan tender asal diberi kuasa untuk mempertimbang dan meluluskan perubahan atau perlanjutan tempoh kontrak yang tidak melibatkan kenaikan harga. Perubahan atau perlanjutan tempoh kontrak yang dibenarkan adalah seperti yang berikut:

10.1.1.perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan

10.1.2.tambahan kuantiti tidak melebihi lima puluh peratus 50% daripada kuantiti di dalam kontrak asal tertakluk kepada maksimum RM5 juta dan dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM15 juta.

10.2 Bagi kes-kes yang tidak memenuhi syarat-syarat tersebut, kelulusan Kementerian Kewangan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum perubahan atau perlanjutan tempoh kontrak boleh dilaksanakan.


11. PENUBUHAN JAWATANKUASA SEBUT HARGA

11.1 Semua Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal bagi Jabatan-jabatan Persekutuan atau Pegawai Kewangan Negeri bagi Jabatan-jabatan negeri.

11.2 Pegawai Pengawal atau Pegawai Kewangan Negeri boleh melantik secara bertulis Pemegang Waran Peruntukan atau mana-mana pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional sebagai pengerusi.


12. KEAHLIAN JAWATANKUASA SEBUT HARGA

12.1. Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada tiga (3) orang pegawai dan dipengerusikan oleh Pemegang Waran Peruntukan sebagaimana ditakrifkan dalam Arahan Perbendaharaan 94 atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi Jabatan Persekutuan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

12.2. Takrif Pemegang Waran termasuk juga Pemegang Peruntukan Kecil. Ahli-ahli lain bolehlah terdiri pegawai bukan Pengurusan dan Profesional sekiranya Jabatan tidak mempunyai pegawai dari Kumpulan tersebut.

13.1. Jawatankuasa Sebut Harga diberi kuasa mempertimbangkan menyetuju terima perolehan bernilai di antara RM50,000.00 sehingga RM100,000.00.

13.2. Bagi kes di mana tawaran yang dibuat melalui sebut harga melebihi had nilai RM100,000.00, Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah membuat perakuan untuk pertimbangan Lembaga Perolehan masing-masing.

13.3. Jawatankuasa Sebut Harga hanya boleh mempertimbang dan menyetuju terima sebut harga dengan syarat keputusan yang dibuat adalah secara sebulat suara. Sekiranya tidak, sebut harga berkenaan hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan untuk keputusan.

14.1. Semua perolehan yang dibiayai oleh institusi-institusi kewangan antarabangsa hendaklah mematuhi peraturan yang telah dipersetujui oleh institusi berkenaan.

15. PENGECUALIAN

15.1. Mana-mana pengecualian dari peraturan yang telah ditetapkan hendaklah mendapat kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu.

16. KUAT KUASA DAN PINDAAN

16.1. Surat Pekeliling Perbendaharaan ini berkuat kuasa pada tarikh ianya dikeluarkan dan dengan berkuatkuasanya Surat Pekeliling Perbendaharaan ini:

16.1.1. Arahan Perbendaharaan 170.1, 171.1, 173.1, 179.1.(c), 180.1, 180.2, 181.1, 190.1.(a), 198.1.(a) dan (b), dan 201.1.(a)(iii) adalah dipinda seperti di lampiran A.

16.1.2. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.9 Tahun 1995 dibatalkan.

170.1. Pembelian tiap-tiap satu jenis item yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM100,000 boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal Bumiputera yang berdaftar di bawah kod bidang berkenaan dengan menggunakan borang di lampiran Q. Tiap-tiap jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan hendaklah menggunakan lampiran Q yang berasingan. Kelas jenis item bermaksud barangan yang lazimnya digunakan bersama seperti kerusi dan meja, alat tulis, tayar dan tiub. Jika bilangan sebut harga yang dikehendaki tidak boleh didapati, Urus Setia Sebut Harga hendaklah berpuas hati bahawa bilangan pembekal yang ada kurang daripada lima (5).

171.1. Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang nilainya melebihi RM100,000 setahun bagi satu jenis item atau kelas jenis item, kecuali jika dibenarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan.

173.1. Pembelian runcit boleh dibuat oleh ketua jabatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak melebihi RM50,000 bagi satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan dengan membuat pesanan terus kepada syarikat pilihan yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan.

179.1.(c) Pesanan kerja atau inden yang dikeluarkan mengikut Jadual Kadar Kerja Kejuruteraan Awam dan Bangunan tidak boleh melebihi RM100,000. Ketua jabatan kejuruteraan boleh mewakilkan kuasa kepada jurutera atau pegawai menjaga daerah dan sebagainya bagi menandatangani pesanan kerja atau inden yang tidak melebihi RM20,000. Jadual kadar hendaklah disemak sekurang-kurangnya dua (2) tahun sekali khususnya untuk menentukan kesesuaian.

180.1. Kerja-kerja bernilai tidak melebihi RM100,000 boleh dipanggil secara requisition dengan menggunakan jadual kadar. Kerja yang dipanggil secara requisition ialah kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal. Bagi kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM100,000 pemilihan kontraktor hendaklah dibuat secara adil seperti undi atau pusingan. Dalam keadaan darurat Arahan Perbendaharaan 173.2 boleh digunakan. Sebarang kerja yang nilainya tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar di Pusat Khidmat Kontraktor(PKK). Pemilihan kontraktor secara lantikan terus, undian, dan pusingan hendaklah dibuat kepada kontraktor yang berdaftar di bawah kepala dan subkepala yang berkaitan sahaja. (Kepala dan subkepala adalah istilah yang digunakan di PKK).

180.2. Kerja-kerja bukan requisition yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga selaras dengan Arahan Perbendaharaan 170 dan 173.

Bagi kerja yang dianggarkan bernilai melebihi RM100,000 hendaklah dipelawa secara tender dan Arahan Perbendaharaan 172 hendaklah dipatuhi. Jabatan adalah dilarang memecahkecilkan nilai kerja bagi mengelakkan pelawaan secara tender. Sebarang pengecualian daripada peraturan tersebut hendaklah mendapat kelulusan daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan terlebih dahulu.

(a) Tender hendaklah dipelawa bagi semua perkhidmatan yang nilainya dianggarkan melebihi RM100,000 setahun, kecuali dibenarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan. Bagi perkhidmatan yang dianggarkan tidak melebihi RM100,000 setahun , sebut harga hendaklah dipelawa daripada sekurang-kurangnya lima (5) penyebut harga. Bagi perolehan perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM50,000 setahun bagi sesuatu perbelanjaan perkhidmatan atau kelas sesuatu perbelanjaan perkhidmatan, jabatan adalah dibenarkan membuat perolehan secara pembelian terus daripada syarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan.

198.1.(a) Lembaga Perolehan Kementerian atau Jabatan adalah diberi kuasa mempertimbang serta setuju terima tender sehingga RM30 juta untuk tender kerja dan RM15 juta untuk tender bekalan/perkhidmatan.

19.1.(b) Lembaga Perolehan Persekutuan di peringkat Negeri diberi kuasa mempertimbang dan setuju terima tender kerja Persekutuan di Negeri sehingga RM10 juta sahaja. Lembaga ini tidak dibenarkan mempertimbang dan setuju terima tender bekalan dan perkhidmatan Persekutuan di peringkat Negeri.

201.1.(a)(iii) tambahan kuantiti atau nilai tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada maksimum RM5 juta dan dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM15 juta.